Carta a Garanzia e Preautorizzazione

1. Chi siamo e a cosa si applica

La presente policy spiega come funzionano la registrazione della carta di pagamento a garanzia, la preautorizzazione e il successivo prelievo quando prenotate con noi. Il titolare del rapporto è VT Hospitality S.r.l., società unipersonale, Viale dei Rettori 9, 82100 Benevento (BN) — P.IVA/CF 01892000629 — PEC hospitality@pec.villatraiano.com — email info@villatraiano.com.

Si applica a:

• le cene e gli eventi (ad esempio il Capodanno) prenotati con la formula «carta a garanzia», online o tramite i nostri PR;
• le prenotazioni dei tavoli del lounge bar, della sala e degli eventi;
• gli altri servizi per i quali, al momento della prenotazione, vi chiediamo una carta a garanzia.

Per i soggiorni in hotel valgono le Condizioni di Prenotazione; per gli acquisti già pagati online (voucher, biglietti, esperienze) le Condizioni di Vendita. Prima di confermare vi indichiamo sempre l'importo, la formula di garanzia e la data entro cui avverrà l'eventuale prelievo.

2. Come registrate la carta

La carta si registra sulla pagina di pagamento sicura di Villa Traiano (pay.villatraiano.com), con il modulo del nostro fornitore di servizi di pagamento, istituto autorizzato nell'Unione europea e certificato PCI-DSS. Il numero completo della carta e il codice di sicurezza vengono inseriti solo nel modulo del fornitore: Villa Traiano non li riceve e non li conserva. Il fornitore sostituisce la carta con un codice (token) utilizzabile solo da noi; noi conserviamo esclusivamente circuito, ultime quattro cifre e scadenza, per riconoscere la carta.

La registrazione richiede di norma l'autenticazione forte del titolare (3-D Secure) presso la vostra banca. Non chiediamo mai i dati della carta per telefono, via chat o in chiaro per email: se ricevete richieste di questo tipo a nome di Villa Traiano, non rispondete e segnalatecele.

I nostri PR possono inviarvi il link per registrare la carta, ma non vedono né ricevono i dati della carta e non possono effettuare prelievi.

3. Le due formule di garanzia

Carta salvata a garanzia. La carta viene registrata e verificata senza alcun addebito: sull'estratto conto non compare nessun importo. Resta salvata presso il fornitore di pagamento e potrà essere addebitata solo nei casi e per gli importi del punto 4. La usiamo quando la data del servizio è lontana.

Preautorizzazione. Sulla carta viene bloccato un importo, che riduce temporaneamente la disponibilità ma non è un addebito. La preautorizzazione dura al massimo 30 giorni, o il minor periodo indicato al momento della prenotazione. Se non viene prelevata entro quel termine, o se la rilasciamo prima, l'importo torna disponibile: i tempi dello sblocco dipendono dalla vostra banca (di solito pochi giorni lavorativi).

La formula è scelta in base alla data del servizio ed è indicata nella pagina di registrazione e nella conferma. In entrambi i casi l'importo massimo prelevabile è quello che vi comunichiamo prima della registrazione.

4. Autorizzazione al prelievo

Registrando la carta, il titolare autorizza VT Hospitality S.r.l. ad addebitare sulla carta, anche senza la sua presenza e senza un'ulteriore conferma (operazione avviata dall'esercente), esclusivamente i seguenti importi:

• Cene ed eventi con carta a garanzia: il prezzo totale della prenotazione, indicato al momento dell'acquisto, entro la data comunicata e comunque prima dell'evento. Per il Capodanno il prelievo avviene entro il 31 dicembre.
• Prenotazioni dei tavoli: l'importo per mancata presentazione (no-show) o cancellazione tardiva indicato nella prenotazione, solo se si verifica il caso previsto.
• Consumazioni o servizi usufruiti e non saldati, ed eventuali danni accertati, previa comunicazione dell'importo.

Non preleviamo mai importi superiori a quelli comunicati né per finalità diverse. Il prelievo è deciso da un responsabile di Villa Traiano, mai in modo automatico da terzi. A ogni prelievo emettiamo il documento fiscale previsto dalla legge e vi inviamo conferma all'indirizzo email indicato.

Se la banca chiede un'ulteriore autenticazione al momento del prelievo, potremo inviarvi un link per completare il pagamento.

5. I biglietti «con garanzia»

Per le cene e gli eventi con carta a garanzia ricevete i biglietti con i codici QR subito dopo la registrazione della carta, segnati «con garanzia». Fino al prelievo i biglietti sono validi per l'ingresso; alcune funzioni accessorie, come l'aggiunta al Wallet del telefono e il cambio del nominativo, diventano disponibili dopo il prelievo.

6. Se il prelievo non va a buon fine

Se il prelievo del punto 4 viene rifiutato (ad esempio per carta scaduta, bloccata o senza disponibilità) e il pagamento non viene completato in altro modo concordato con noi, la prenotazione viene annullata: i codici QR non sono più validi e all'ingresso risultano «QR non valido — pagamento non effettuato». I posti tornano disponibili per la vendita. Vi informiamo dell'annullamento via email.

La carta registrata deve restare valida fino alla data del servizio: se scade prima, la garanzia non può essere accettata e vi chiederemo un'altra carta.

7. Cancellazione e modifiche da parte vostra

Per cene, eventi e prenotazioni con una data stabilita il diritto di recesso è escluso ai sensi dell'art. 59, c. 1, lett. n) del Codice del Consumo. Valgono le condizioni di cancellazione e modifica indicate nella pagina dell'evento o nella conferma della prenotazione. Per qualsiasi richiesta scriveteci a info@villatraiano.com prima della data del prelievo.

8. Rilascio della garanzia e conservazione

Quando la garanzia non serve più (servizio pagato, prenotazione annullata o conclusa senza addebiti) la rilasciamo: la preautorizzazione viene sbloccata e la carta salvata non viene più utilizzata. In ogni caso la carta salvata non viene usata oltre 90 giorni dalla data del servizio. Il token resta presso il fornitore di pagamento per il tempo previsto dalle sue regole e dalla normativa antifrode; i documenti fiscali sono conservati 10 anni.

9. Contestazioni e rimborsi

Se ritenete che un prelievo non sia corretto, contattateci prima di aprire una contestazione con la vostra banca: info@villatraiano.com, +39 0824 326241 / +39 0824 326196. Rispondiamo di norma entro 7 giorni lavorativi. Un importo riconosciuto come non dovuto viene rimborsato entro 14 giorni sulla stessa carta. Restano fermi i diritti che la legge e il vostro contratto con la banca vi riconoscono.

10. Dati personali

I dati della prenotazione e della carta (limitatamente a circuito, ultime quattro cifre e scadenza) sono trattati da VT Hospitality S.r.l. per eseguire il contratto e per gli obblighi di legge, come descritto nella Privacy Policy. I fornitori di servizi di pagamento operano come responsabili del trattamento e, per antifrode e obblighi normativi, come titolari autonomi.

11. Legge applicabile

La presente policy è regolata dalla legge italiana e integra le Condizioni di Vendita. Per le controversie con i consumatori è competente il giudice del luogo di residenza o domicilio del consumatore (art. 66-bis Codice del Consumo).