Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 14 ottobre 2026

1. Introduzione

VT Hospitality S.r.l., società che gestisce l'Hotel Villa Traiano, si impegna a proteggere la privacy e i dati personali di tutti gli utenti, ospiti e visitatori del sito web e della struttura alberghiera. La presente Privacy Policy, resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), descrive come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo i dati personali, in conformità al GDPR e al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice privacy), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.

Vi invitiamo a leggere attentamente la presente informativa. Per i cookie e gli strumenti di tracciamento del sito si rimanda alla Cookie Policy.

2. Chi Siamo e Contatti

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web e nella struttura alberghiera (prenotazioni, check-in, soggiorno, ristorazione, SPA, eventi, newsletter e comunicazioni di marketing, videosorveglianza, adempimenti fiscali) è:

VT Hospitality S.r.l.
Sede legale: Viale dei Rettori 9, 82100 Benevento (BN), Italia
P.IVA / Codice Fiscale: 01892000629
REA: BN - 313670
PEC: hospitality@pec.villatraiano.com

Referente per la protezione dei dati:
Email: dpo@villatraiano.com

Per le prenotazioni: reservations@villatraiano.com.

3. Ambito di Applicazione

La presente Privacy Policy si applica a tutti i dati personali trattati nel contesto delle attività di Villa Traiano, con riferimento alle seguenti categorie di interessati:

Ospiti della struttura alberghiera
Visitatori del sito web
Clienti di eventi, matrimoni e meeting
Clienti del lounge bar, della SPA e dello shop online
Fornitori e partner commerciali
Candidati a posizioni lavorative

4. Tipologie di Dati Trattati

Nell'ambito delle nostre attività, possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:

Dati identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità, estremi del documento di identità
Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo postale
Dati di prenotazione: date di soggiorno, tipologia di camera, preferenze, richieste speciali
Dati di pagamento: gestiti dai fornitori di pagamento certificati PCI-DSS; non conserviamo il numero completo della carta
Dati relativi alla salute: allergie alimentari, esigenze di accessibilità, eventuali condizioni comunicate volontariamente dall'ospite
Dati di navigazione, cookie e identificativi online: indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate, identificativi dei cookie (vedi Cookie Policy)
Dati di videosorveglianza: immagini raccolte dalle telecamere installate nelle aree comuni
Comunicazioni: contenuto di email, messaggi inviati tramite moduli, WhatsApp, chat del Concierge, richieste telefoniche
Dati dei candidati: curriculum e informazioni fornite con la candidatura

5. Modalità di Raccolta

I dati personali possono essere raccolti attraverso le seguenti modalità:

Motore di prenotazione online, moduli di contatto, di prenotazione del lounge bar e di iscrizione alla newsletter presenti sul sito
Shop online (voucher, esperienze, biglietti)
Chat del Concierge del sito
Online Travel Agencies (OTA) e altri canali di prenotazione di terzi, che ci trasmettono i dati della prenotazione
Comunicazioni via email, telefono, WhatsApp o social media
Procedura di check-in presso la struttura
Cookie e strumenti analoghi durante la navigazione del sito, secondo le scelte espresse sul banner

6. Finalità, Basi Giuridiche e Conservazione

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna con la propria base giuridica e il proprio periodo di conservazione:

Finalità	Base giuridica	Conservazione
Prenotazioni e soggiorno: gestione della prenotazione (diretta, telefonica o tramite OTA), check-in, servizi in struttura, pagamento	Esecuzione del contratto e misure precontrattuali — art. 6(1)(b) GDPR; obblighi di legge — art. 6(1)(c)	Per la durata del rapporto; i dati riportati in documenti contabili e fiscali per 10 anni (vedi sotto)
Comunicazione delle generalità degli ospiti alla Questura (schedine alloggiati)	Obbligo di legge — art. 109 TULPS (R.D. 773/1931) e art. 6(1)(c) GDPR	Trasmissione tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato entro 24 ore dall'arrivo. Non conserviamo copie dei documenti d'identità oltre quanto richiesto dalla legge
Adempimenti fiscali e contabili (fatture, corrispettivi, registri)	Obbligo di legge — art. 6(1)(c) GDPR	10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale)
Richieste di contatto, preventivo, eventi, matrimoni, meeting e gruppi	Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato — art. 6(1)(b) GDPR	24 mesi dall'ultimo contatto; se segue un contratto, come per le prenotazioni
Prenotazione del lounge bar, inclusa l'eventuale registrazione della carta a garanzia	Esecuzione del contratto e misure precontrattuali — art. 6(1)(b) GDPR	24 mesi dall'ultimo contatto. La carta a garanzia resta salvata presso il fornitore di pagamento e può essere usata solo per l'eventuale addebito del no-show, entro 90 giorni dalla data della prenotazione; in caso di addebito, i documenti fiscali per 10 anni
Acquisti nello shop online: voucher, esperienze, biglietti per eventi	Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR; obblighi fiscali — art. 6(1)(c)	Per la durata del rapporto e della validità del voucher; documenti fiscali per 10 anni
Newsletter e comunicazioni promozionali	Consenso — art. 6(1)(a) GDPR e art. 130 Codice privacy; iscrizione con doppio opt-in (conferma via email)	Fino alla revoca del consenso
Email agli ospiti su servizi analoghi a quelli già acquistati («soft spam»)	Art. 130, comma 4, Codice privacy e legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR	Fino all'opposizione, possibile in ogni messaggio, e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto
Cookie e strumenti analitici (Google Analytics 4)	Consenso — art. 6(1)(a) GDPR e art. 122 Codice privacy	Durate indicate nella Cookie Policy
Cookie e strumenti di marketing: remarketing e segmentazione pubblicitaria (Google Ads, Meta Pixel), tracciamento del percorso sul sito nel CRM	Consenso — art. 6(1)(a) GDPR e art. 122 Codice privacy	Durate indicate nella Cookie Policy
Invio a Meta degli eventi di conversione dai moduli del sito (Meta Conversions API)	Consenso marketing — art. 6(1)(a) GDPR	Nessuna conservazione presso di noi oltre l'invio; presso Meta secondo le sue condizioni
Gestione di clienti e richieste nel CRM dell'hotel (VT Hub): storico di soggiorni, richieste e preferenze	Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR; legittimo interesse — art. 6(1)(f)	24 mesi dall'ultimo contatto (salvo i dati soggetti a obblighi fiscali)
Concierge del sito (chat basata su intelligenza artificiale): risposta alle domande dei visitatori	Misure precontrattuali su richiesta — art. 6(1)(b) GDPR; per le domande generiche, legittimo interesse — art. 6(1)(f)	Per il tempo necessario a gestire la conversazione e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto
Videosorveglianza delle aree comuni	Legittimo interesse alla sicurezza di persone e beni — art. 6(1)(f) GDPR	7 giorni, salvo necessità di accertamento di illeciti o richiesta dell'autorità
Sicurezza informatica e prevenzione di abusi e frodi sul sito	Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR	Per il tempo strettamente necessario, secondo le impostazioni dei fornitori di hosting
Candidature di lavoro (curriculum inviati a hr@villatraiano.com)	Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato — art. 6(1)(b) GDPR	12 mesi dalla ricezione
Gestione delle richieste di esercizio dei diritti	Obbligo di legge — artt. 12-22 e art. 6(1)(c) GDPR	Per il tempo necessario a dare riscontro e a documentare la gestione della richiesta
Registro dei consensi cookie: identificativo della scelta, data e ora, scelte espresse, indirizzo IP in forma pseudonimizzata (HMAC), user agent troncato	Obbligo di dimostrare il consenso — art. 7(1) e art. 6(1)(c) GDPR	400 giorni
Dati relativi alla salute comunicati volontariamente (allergie, esigenze di accessibilità)	Consenso esplicito — art. 9(2)(a) GDPR	Per la durata del soggiorno o dell'evento

Alla scadenza dei termini i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che la conservazione sia necessaria per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

6.a Legittimo interesse: il bilanciamento

Quando il trattamento si fonda sul legittimo interesse, abbiamo valutato che esso non prevale sui diritti degli interessati per le ragioni seguenti:

Email su servizi analoghi agli ospiti: riguardano solo servizi simili a quelli già acquistati, usano l'email fornita in occasione dell'acquisto, sono una conseguenza che il cliente può ragionevolmente attendersi e ogni messaggio permette di opporsi con un clic; l'opposizione è possibile anche al momento della raccolta dell'indirizzo.
CRM dell'hotel: conservare lo storico di soggiorni, richieste e preferenze serve a dare un servizio coerente a chi torna; i dati sono quelli forniti dal cliente, l'accesso è limitato al personale autorizzato e la conservazione è limitata a 24 mesi dall'ultimo contatto.
Concierge del sito: rispondere alle domande dei visitatori è il servizio che essi stessi chiedono scrivendo nella chat; trattiamo solo i messaggi inseriti, senza usarli per finalità pubblicitarie.
Videosorveglianza: la tutela di ospiti, personale e beni è un interesse concreto; le telecamere riprendono solo aree comuni, sono segnalate da cartelli, le immagini sono conservate per 7 giorni e sono accessibili solo a personale autorizzato.
Sicurezza del sito: filtrare traffico malevolo e abusi protegge anche i dati degli utenti; si usano dati tecnici minimi e per tempi brevi.

In tutti questi casi puoi opporti al trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare (art. 21 GDPR), scrivendo a dpo@villatraiano.com.

6.b Obbligatorietà del conferimento

I dati richiesti per prenotare, acquistare o ricevere un preventivo sono necessari: senza di essi non possiamo dare seguito alla richiesta.
I dati per le schedine alloggiati e per gli adempimenti fiscali sono obbligatori per legge: senza di essi non è possibile il soggiorno.
Il consenso alla newsletter, ai cookie analitici e di marketing e il conferimento di dati sulla salute sono facoltativi: il rifiuto non ha conseguenze sulla prenotazione o sulla navigazione.
Nel Concierge e nei moduli sono facoltativi tutti i dati non contrassegnati come obbligatori.

7. Comunicazioni Commerciali

La newsletter e le comunicazioni promozionali sono inviate solo con il consenso dell'interessato, raccolto con doppio opt-in: dopo l'iscrizione riceverai un'email per confermarla. Agli ospiti che hanno già acquistato un nostro servizio possiamo inviare, all'indirizzo email fornito in quell'occasione, comunicazioni su servizi analoghi, senza consenso preventivo ma con la possibilità di opporsi in ogni messaggio (art. 130, comma 4, Codice privacy).

Il consenso può essere revocato e l'opposizione esercitata in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima, tramite il link di disiscrizione presente in ogni comunicazione o scrivendo a dpo@villatraiano.com.

8. Eventi, Matrimoni e Meeting

Nell'ambito dell'organizzazione di eventi, matrimoni e meeting, possiamo trattare dati personali relativi a preferenze organizzative, contatti degli ospiti invitati, richieste speciali (alimentari, di accessibilità, logistiche) e dettagli contrattuali. Tali dati sono trattati esclusivamente per la corretta esecuzione del servizio richiesto e conservati per il tempo indicato al paragrafo 6. Chi ci comunica i dati degli invitati è tenuto a informarli.

9. Videosorveglianza

Le aree comuni della struttura sono dotate di un sistema di videosorveglianza, installato per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio sulla base del legittimo interesse del Titolare. La presenza delle telecamere è segnalata da apposita cartellonistica. Le immagini sono conservate per un massimo di 7 giorni, salvo che siano necessarie per accertare illeciti o richieste dall'autorità, e sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato. L'informativa completa sulla videosorveglianza è disponibile alla reception.

10. Concierge del Sito (Chat con Intelligenza Artificiale)

Il sito offre una chat, il Concierge, che risponde alle domande dei visitatori su camere, servizi e disponibilità. Il servizio è erogato tramite il VT Hub, il sistema gestionale dell'hotel, ed è basato su modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi, che trattano i messaggi per generare le risposte. Le risposte sono generate automaticamente e possono contenere imprecisioni: per conferme vincolanti (prezzi, disponibilità, condizioni) fa fede quanto comunicato dal personale o mostrato dal motore di prenotazione.

I messaggi sono trattati per rispondere e, se la conversazione diventa una richiesta di prenotazione o di preventivo, per darvi seguito. Non inserire nella chat dati sensibili (ad esempio dati sulla salute) né dati di pagamento. Conservazione e base giuridica sono indicate al paragrafo 6.

11. Profilazione e Decisioni Automatizzate

Il sito usa il remarketing e la segmentazione pubblicitaria di Google e Meta, che comportano una forma di profilazione a fini pubblicitari, solo con il consenso alla categoria «Marketing» del banner. Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla persona (art. 22 GDPR).

12. Destinatari dei Dati

I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, nel ruolo indicato:

Motore di prenotazione: Selfbook, Inc. (USA), che tratta per nostro conto i dati delle prenotazioni effettuate sul sito. Il fornitore integra nel motore Triptease (messaggi e personalizzazione delle offerte), Segment, che inoltra gli eventi ad Amplitude, Mixpanel, Statsig e al proprio Google Analytics, un servizio di tokenizzazione delle carte (pagamenti), Datadog (monitoraggio) e Google Pay; questi strumenti sono scelti e configurati dal fornitore (vedi Cookie Policy, paragrafo 6).
Gestionale alberghiero (PMS): Oracle Opera Cloud, con i sistemi di distribuzione e channel manager collegati, in qualità di responsabile del trattamento.
Pagamenti: i pagamenti con carta, online sulla pagina di pagamento di Villa Traiano (pay.villatraiano.com) e in struttura, e la registrazione della carta a garanzia sono gestiti da istituti di pagamento e banche autorizzati, con sede nell'Unione europea o in Paesi con decisione di adeguatezza della Commissione europea. I fornitori operano come responsabili del trattamento e, per alcune finalità proprie come antifrode e obblighi normativi, come titolari autonomi. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta scrivendo a info@villatraiano.com.
Hosting e CDN: Cloudflare, Inc., che ospita il sito e il VT Hub, responsabile del trattamento.
Posta elettronica: Microsoft (Microsoft 365) per le caselle email e Amazon Web Services (Amazon SES) per l'invio di email automatiche, responsabili del trattamento.
Messaggistica: Twilio e WhatsApp (Meta) per i messaggi con gli ospiti.
Concierge: fornitori di modelli di intelligenza artificiale utilizzati tramite il VT Hub, responsabili del trattamento.
Pubblicità: Google e Meta, titolari autonomi dei dati ricevuti tramite i propri strumenti; per la raccolta tramite Meta Pixel, Meta Platforms Ireland Ltd. è contitolare con noi (sentenza CGUE Fashion ID, C-40/17).
OTA e canali di terzi: le agenzie di viaggio online tramite cui è stata effettuata la prenotazione, titolari autonomi.
Consulenti: commercialisti, consulenti fiscali e legali, in qualità di responsabili o di titolari autonomi secondo l'incarico.
Autorità: Questura (Alloggiati Web), Agenzia delle Entrate, autorità giudiziarie e altre autorità, nei casi previsti dalla legge.

I dati non sono diffusi. Al personale autorizzato i dati sono accessibili nei limiti delle rispettive mansioni. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta a dpo@villatraiano.com.

13. Trasferimenti di Dati fuori dall'UE

Alcuni fornitori sono stabiliti fuori dallo Spazio Economico Europeo o possono accedere ai dati da Paesi terzi. I trasferimenti avvengono con le seguenti garanzie:

Google, Meta, Cloudflare, Microsoft, Amazon Web Services, Oracle, Twilio (anche per Segment): USA, decisione di adeguatezza sull'EU-US Data Privacy Framework (società certificate).
Selfbook, il servizio di tokenizzazione delle carte e gli altri servizi integrati nel motore di prenotazione (Amplitude, Mixpanel, Statsig, Datadog): USA, EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati, altrimenti Clausole Contrattuali Standard.
Triptease: Regno Unito, decisione di adeguatezza della Commissione europea.
Fornitori dei servizi di pagamento: Unione europea; per eventuali fornitori con sede fuori dall'Unione europea, decisione di adeguatezza della Commissione europea.
Fornitori di modelli di intelligenza artificiale del Concierge: possono trattare i dati negli USA; EU-US Data Privacy Framework per i fornitori certificati, altrimenti Clausole Contrattuali Standard.

Per ottenere copia o informazioni sulle garanzie applicate puoi scrivere a dpo@villatraiano.com.

14. Misure di Sicurezza

Villa Traiano adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accesso non autorizzato, perdita, distruzione o alterazione. Tali misure includono:

Crittografia dei dati in transito
Sistemi firewall e protezione perimetrale
Backup periodici
Accesso ai dati limitato al personale autorizzato
Formazione del personale autorizzato al trattamento

15. Diritti degli Interessati

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:

Accesso — ottenere conferma del trattamento e copia dei propri dati personali
Rettifica — correggere dati inesatti o incompleti
Cancellazione — richiedere la cancellazione dei dati (diritto all'oblio)
Limitazione — limitare il trattamento in determinati casi
Portabilità — ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico
Opposizione — opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e, in ogni caso, al trattamento per finalità di marketing diretto
Revoca del consenso — revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca

Per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a dpo@villatraiano.com o alla PEC hospitality@pec.villatraiano.com. Risponderemo entro un mese dalla ricezione, prorogabile di due mesi nei casi complessi (art. 12 GDPR); potremmo chiedere informazioni per verificare l'identità del richiedente. Resta salvo il diritto di proporre reclamo al Garante (paragrafo 21).

16. Cookie e Tracciamento

Il sito web utilizza cookie e tecnologie di tracciamento analoghe. L'elenco completo, le finalità, le durate e le modalità di gestione delle preferenze sono nella Cookie Policy, che descrive anche gli strumenti integrati dal fornitore del motore di prenotazione.

17. Minori

In Italia il consenso al trattamento dei dati in relazione ai servizi online (ad esempio l'iscrizione alla newsletter o i cookie non tecnici) può essere prestato autonomamente da chi ha compiuto 14 anni (art. 2-quinquies Codice privacy); per i minori di 14 anni occorre il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale. I dati dei minori che soggiornano in struttura sono trattati per gli obblighi di legge, ad esempio le schedine alloggiati, e per l'esecuzione del soggiorno, e sono forniti dal genitore o dall'accompagnatore. Se veniamo a conoscenza di dati di un minore raccolti senza il consenso necessario, li cancelliamo.

18. Link Esterni e Social Media

Il sito web può contenere collegamenti a siti web di terze parti e a piattaforme social media. Villa Traiano non è responsabile per le pratiche sulla privacy e per il trattamento dei dati personali effettuato da tali soggetti terzi. Invitiamo gli utenti a consultare le informative sulla privacy dei siti e delle piattaforme di terze parti prima di fornire i propri dati personali.

19. Modifiche alla Privacy Policy

Villa Traiano si riserva il diritto di aggiornare la presente Privacy Policy per riflettere modifiche normative, organizzative o tecnologiche. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su questa pagina, con indicazione della data dell'ultimo aggiornamento.

20. Dati Non Raccolti Presso l'Interessato

Se la prenotazione è effettuata tramite un'agenzia di viaggio online, un'agenzia o un'azienda, oppure da un altro ospite per tuo conto, riceviamo i tuoi dati (identificativi, di contatto e di prenotazione) da tali soggetti e li trattiamo per le finalità indicate al paragrafo 6.

21. Reclamo all'Autorità di Controllo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo (art. 77 GDPR):

Italia: Garante per la protezione dei dati personali — www.garanteprivacy.it

22. Contatti

Per qualsiasi domanda, richiesta o chiarimento in merito alla presente Privacy Policy o al trattamento dei dati personali, è possibile contattare il Referente per la protezione dei dati:

Email: dpo@villatraiano.com
PEC: hospitality@pec.villatraiano.com