Whistleblowing

1. Quadro Normativo

In conformità alla Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione, al Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, al Regolamento UE 2016/679 (GDPR), al UK GDPR e al Public Interest Disclosure Act 1998 del Regno Unito, Villa Traiano Holding Ltd, unitamente alle società italiane del gruppo VT Hospitality S.r.l. (P.IVA/CF: 01892000629) e Villa Traiano Management S.r.l., ha istituito un canale interno di segnalazione per consentire la denuncia di condotte illecite nel contesto lavorativo, garantendo la riservatezza dell'identità del segnalante e la protezione da qualsiasi forma di ritorsione.

2. Chi Può Segnalare

Possono effettuare una segnalazione le seguenti categorie di soggetti:

• Dipendenti e collaboratori, anche a tempo determinato
• Candidati a posizioni lavorative, per fatti appresi durante il processo di selezione
• Lavoratori autonomi, consulenti e collaboratori che prestano la propria attività presso Villa Traiano
• Fornitori e subfornitori
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza
• Ex dipendenti, per fatti appresi durante il periodo lavorativo

3. Condotte Segnalabili

Le segnalazioni possono riguardare violazioni di disposizioni normative dell'Unione Europea, italiane o britanniche che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'ente, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo. A titolo esemplificativo:

• Violazioni del diritto dell'Unione Europea, della legislazione italiana e della legislazione britannica
• Frode, corruzione e conflitti di interesse
• Episodi di concussione e corruzione (bribery)
• Violazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro
• Violazioni ambientali
• Violazioni in materia di protezione dei dati personali
• Condotte volte a occultare le violazioni sopra indicate

Non rientrano nell'ambito di applicazione le contestazioni legate al rapporto di lavoro individuale, le segnalazioni relative a violazioni già disciplinate da specifici atti normativi e le segnalazioni relative a fatti personali.

4. Canali di Segnalazione

Canale interno

Canali esterni

Qualora il canale interno non sia attivo, non abbia dato seguito alla segnalazione o vi sia fondato motivo di ritenere che la segnalazione interna possa comportare ritorsioni, il segnalante può rivolgersi ai seguenti canali esterni:

• Italia: Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) — www.anticorruzione.it/whistleblowing
• Italia: Garante per la Protezione dei Dati Personali (per violazioni in materia di privacy) — www.garanteprivacy.it
• Regno Unito: Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk

5. Tutele per il Segnalante

Divieto di ritorsione

È vietata ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante, inclusi licenziamento, demansionamento, trasferimento, discriminazione e qualsiasi altro trattamento sfavorevole direttamente o indirettamente collegato alla segnalazione. Le tutele si estendono anche ai facilitatori, ai colleghi di lavoro del segnalante e ai suoi familiari.

Riservatezza

L'identità del segnalante non è rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, salvo consenso esplicito del segnalante stesso. La riservatezza è garantita anche in caso di segnalazione anonima successivamente identificata.

6. Tempistiche di Gestione

Il soggetto incaricato della gestione delle segnalazioni si impegna a rispettare le seguenti tempistiche:

• Avviso di ricevimento: entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione
• Riscontro al segnalante: entro 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento, estendibili fino a 6 mesi in casi di particolare complessità

Durante l'intero periodo di gestione, il soggetto incaricato mantiene le interlocuzioni con il segnalante e, se necessario, richiede integrazioni documentali.

7. Trattamento dei Dati Personali

I dati personali raccolti nell'ambito della gestione delle segnalazioni sono trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), del D.Lgs. 196/2003 (come modificato dal D.Lgs. 101/2018), del UK GDPR e del Data Protection Act 2018.

• Periodo di conservazione: i dati sono conservati per un periodo massimo di 5 anni dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione
• Crittografia: tutte le segnalazioni e i dati ad esse relativi sono protetti mediante crittografia
• Accesso basato sui ruoli: l'accesso ai dati delle segnalazioni è limitato esclusivamente ai soggetti autorizzati, sulla base del principio del need-to-know e di un sistema di controllo degli accessi basato sui ruoli (role-based access control)

Per informazioni dettagliate sul trattamento dei dati personali, si invita a consultare la nostra Privacy Policy.