Termini e Condizioni

1. Chi siamo

L'Hotel Villa Traiano e tutti i suoi servizi sono gestiti da un'unica società, che è la controparte contrattuale del cliente per ogni servizio descritto in questa pagina (di seguito «Villa Traiano» o «noi»):

VT Hospitality S.r.l. — società unipersonale
Sede legale: Viale dei Rettori 9, 82100 Benevento (BN), Italia
P.IVA / Codice Fiscale: 01892000629 — REA: BN-313670 (CCIAA Irpinia Sannio)
Capitale sociale: € 10.000,00 i.v.
PEC: hospitality@pec.villatraiano.com
Email: info@villatraiano.com — prenotazioni camere: reservations@villatraiano.com
Telefono: +39 0824 326241 / +39 0824 326196

2. Ambito e ordine di prevalenza

Questi Termini si applicano a tutte le prenotazioni e a tutti gli acquisti fatti con Villa Traiano, qualunque sia il canale: sito, motore di prenotazione, telefono, email, WhatsApp, reception, PR autorizzati. Valgono nell'ordine seguente, dal più specifico al più generale:

1. il contratto o il preventivo firmato per eventi privati, matrimoni, meeting e gruppi;
2. le condizioni indicate nella conferma di prenotazione, nella scheda del prodotto o nella pagina dell'evento (ad esempio tariffa, termini di cancellazione, data di prelievo);
3. la Parte specifica del servizio in questa pagina;
4. la Parte generale.

Per le prenotazioni fatte tramite agenzie online (Booking.com, Expedia e simili) la tariffa e le condizioni di cancellazione sono quelle accettate sul portale; per il resto si applicano questi Termini. Si applica la versione dei Termini in vigore al momento della prenotazione o dell'acquisto.

3. Prezzi, pagamenti e documenti fiscali

Tutti i prezzi sono in euro e comprendono l'IVA. I prezzi sul sito possono variare in base a data, disponibilità e tariffa: vale il prezzo confermato al momento della prenotazione o dell'acquisto. Il Comune di Benevento non applica oggi l'imposta di soggiorno; se venisse introdotta, sarà addebitata a parte come previsto dal regolamento comunale.

Accettiamo carte di credito e di debito dei principali circuiti, i pagamenti online indicati al momento dell'acquisto e, presso la struttura, i contanti nei limiti di legge. Nei pagamenti online i dati della carta si inseriscono nel modulo del fornitore di servizi di pagamento autorizzato e Villa Traiano non ne riceve il numero completo. Le carte a garanzia si possono comunicare anche via email (art. 4). Per ogni pagamento emettiamo il documento fiscale previsto dalla legge; la fattura va chiesta prima del pagamento, comunicando i dati di fatturazione.

4. Carta a garanzia e preautorizzazione

Per alcuni servizi (soggiorni, tavoli, cene, serate ed eventi) chiediamo una carta di pagamento a garanzia. Prima della conferma vi indichiamo sempre l'importo massimo, la formula di garanzia e, se previsto, la data del prelievo.

Come si comunica la carta. La carta a garanzia si comunica in uno di questi modi:

• via email, rispondendo alla nostra email di conferma o di richiesta, o scrivendo a reservations@villatraiano.com o info@villatraiano.com, con intestatario, numero e scadenza della carta. I dati sono usati solo dal personale addetto alle prenotazioni, per registrare la garanzia nel sistema dell'hotel e per i prelievi descritti qui sotto;
• online, sulla pagina di pagamento sicura di Villa Traiano (pay.villatraiano.com) o sul motore di prenotazione, nel modulo del fornitore di pagamento (istituto autorizzato nell'Unione europea, certificato PCI-DSS), di norma con autenticazione forte del titolare (3-D Secure): in questo caso il fornitore sostituisce la carta con un codice (token) e noi conserviamo solo circuito, ultime quattro cifre e scadenza.

Chiediamo i dati della carta solo da indirizzi email che terminano con @villatraiano.com o tramite la pagina pay.villatraiano.com: se ricevete richieste da altri indirizzi, via SMS, chat o social a nome di Villa Traiano, non rispondete e segnalatecele. I nostri PR possono inviarvi il link di registrazione, ma non vedono i dati della carta e non possono effettuare prelievi.

Le due formule. Carta salvata a garanzia: la carta viene verificata senza addebito e potrà essere addebitata solo nei casi indicati sotto. Preautorizzazione: sulla carta viene bloccato un importo, che riduce temporaneamente la disponibilità ma non è un addebito; dura al massimo 30 giorni, o il minor periodo indicato, e se non viene prelevato torna disponibile nei tempi della vostra banca.

Autorizzazione al prelievo. Comunicando o registrando la carta, il titolare autorizza VT Hospitality S.r.l. ad addebitare sulla carta, anche senza la sua presenza e senza ulteriore conferma (operazione avviata dall'esercente), solo i seguenti importi:

• il prezzo totale di cene ed eventi prenotati con la formula «carta a garanzia», entro la data comunicata e comunque prima dell'evento (per il Capodanno entro il 31 dicembre);
• il corrispettivo del soggiorno o dei servizi non saldato entro il check-out o entro il termine indicato nella conferma;
• le penali di cancellazione tardiva e di mancata presentazione (no-show) previste dalla tariffa o dalla prenotazione, solo se il caso si verifica;
• consumazioni e servizi usufruiti e non pagati;
• i danni accertati secondo l'art. 14, dopo avervene comunicato l'importo.

Non preleviamo mai importi superiori a quelli comunicati né per finalità diverse; il prelievo è deciso da un responsabile di Villa Traiano. A ogni prelievo emettiamo il documento fiscale e vi inviamo conferma per email. Se la banca chiede un'ulteriore autenticazione, potremo inviarvi un link per completare il pagamento.

Se il prelievo non va a buon fine (carta scaduta, bloccata o senza disponibilità) e il pagamento non viene completato in altro modo concordato, la prenotazione viene annullata: per gli eventi i codici QR non sono più validi e i posti tornano in vendita. Vi informiamo dell'annullamento per email. La carta deve restare valida fino alla data del servizio.

Rilascio. Quando la garanzia non serve più (servizio pagato, prenotazione annullata o conclusa senza addebiti) la preautorizzazione viene sbloccata e la carta salvata non viene più usata; in ogni caso non oltre 90 giorni dalla data del servizio.

Contestazioni. Se ritenete che un prelievo non sia corretto, scriveteci prima di aprire una contestazione con la banca: rispondiamo di norma entro 7 giorni lavorativi e rimborsiamo entro 14 giorni sulla stessa carta l'importo riconosciuto come non dovuto. Restano fermi i diritti che vi riconoscono la legge e il contratto con la vostra banca.

5. Diritto di recesso: quando c'è e quando no

Per i servizi di alloggio, ristorazione, tempo libero ed eventi prenotati per una data o un periodo determinati il diritto di recesso previsto per i contratti a distanza non si applica (art. 59, comma 1, lett. n, D.Lgs. 206/2005, Codice del Consumo): valgono le condizioni di cancellazione della tariffa o del servizio indicate nelle Parti che seguono e nella conferma. Il recesso di 14 giorni si applica invece ai voucher e alle gift card senza una data di fruizione stabilita (Parte F).

6. Regole di comportamento

Chiediamo a tutti gli ospiti e visitatori di rispettare le persone, gli spazi e il regolamento interno della struttura. È vietato fumare, anche sigarette elettroniche, in tutti gli ambienti chiusi (L. 3/2003); si può fumare solo nelle aree esterne indicate. Per la sicurezza di tutti, il personale può rifiutare il servizio o l'accesso, o chiedere di lasciare la struttura, a chi tiene comportamenti pericolosi, molesti o contrari alla legge o al decoro, a chi è in evidente stato di alterazione o a chi viola le regole comunicate; in questi casi gli importi già pagati per il servizio interrotto non sono rimborsati, salvo diversa previsione di legge.

Per legge non somministriamo bevande alcoliche ai minori di 18 anni (art. 14-ter L. 125/2001) e possiamo chiedere un documento d'identità. I minori sono sotto la responsabilità dei genitori o degli adulti che li accompagnano in tutte le aree della struttura.

7. Prenotazione e conferma

La prenotazione è confermata quando ricevete da noi la conferma con il riepilogo del soggiorno, la tariffa e le condizioni di cancellazione. A garanzia può essere richiesta una carta di pagamento (art. 4) o un pagamento anticipato, secondo la tariffa scelta. Le richieste particolari (camera comunicante, piano, culla, letto aggiunto) sono accolte in base alla disponibilità e sono garantite solo se indicate nella conferma.

8. Tariffe e cancellazione

Le condizioni di cancellazione dipendono dalla tariffa scelta e sono sempre riportate nella conferma:

• Tariffa Flessibile: cancellazione gratuita fino alle ore 14:00 del giorno di arrivo; dopo, è addebitata la prima notte.
• Tariffa 48 ore: cancellazione gratuita fino a 48 ore prima della data di arrivo; dopo, è addebitata la prima notte.
• Tariffa Non Rimborsabile: l'intero importo è addebitato alla prenotazione e non è rimborsabile in caso di cancellazione, modifica o mancata presentazione.
• Mancata presentazione (no-show): se non arrivate e non cancellate, è addebitato l'importo dell'intero soggiorno prenotato, qualunque sia la tariffa.

Le modifiche di date sono soggette a disponibilità e possono cambiare la tariffa. In caso di partenza anticipata rispetto alle date confermate possono essere addebitate le notti non usufruite secondo le condizioni della tariffa. Le cancellazioni vanno comunicate per iscritto a reservations@villatraiano.com o tramite il canale con cui avete prenotato; fa fede l'ora italiana di ricezione.

9. Check-in, check-out e documenti

Il check-in è dalle ore 14:00 e il check-out entro le ore 12:00. Su richiesta e in base alla disponibilità offriamo early check-in e late check-out. Il deposito bagagli è sempre disponibile gratuitamente. Early check-in e late check-out possono comportare un supplemento.

All'arrivo ogni ospite, minori compresi, deve presentare un documento d'identità valido: i dati sono comunicati alla Questura come previsto dall'art. 109 del T.U.L.P.S. Senza documento non possiamo consegnare la camera. I minori soggiornano solo accompagnati da un genitore o da un adulto munito di autorizzazione dei genitori. In camera possono soggiornare solo le persone registrate; i visitatori vanno accolti negli spazi comuni.

10. Servizi del soggiorno

• Parcheggio: Sì. Villa Traiano dispone di un garage privato riservato agli ospiti, direttamente nella struttura: €18 al giorno, videosorvegliato e accessibile 24 ore su 24. Consigliamo di segnalarlo al momento della prenotazione per riservare il posto.
• Animali: Sì, Villa Traiano è pet-friendly. Gli animali di piccola taglia sono ammessi con un supplemento di €20 a notte. Vi preghiamo di segnalarlo al momento della prenotazione. Il proprietario risponde dei danni causati dall'animale e ne garantisce la custodia; gli animali non sono ammessi nell'area SPA e nelle sale della colazione e del ristorante, salvo i cani guida e di assistenza.
• Pagamento: salvo diversa indicazione nella conferma, il soggiorno e i servizi extra si saldano al check-out.

11. Prenotazione dei tavoli

Il Lounge Bar, il Roof Garden La Vista e la sala colazioni/ristorante sono aperti agli ospiti dell'hotel e ai visitatori esterni negli orari indicati sul sito, che possono variare per stagione o per eventi privati. I tavoli si prenotano dal sito, su WhatsApp, per email o alla reception. Per alcune serate e fasce orarie chiediamo una carta a garanzia (art. 4): nella prenotazione indichiamo l'eventuale importo per mancata presentazione o cancellazione tardiva, che viene addebitato solo se il caso si verifica.

Il tavolo è assegnato in base alla disponibilità; in caso di ritardo non comunicato possiamo riassegnarlo. Il servizio all'aperto del Roof Garden dipende dalle condizioni meteo: se il tempo non lo consente, vi proponiamo una sistemazione interna o un cambio di data, senza costi.

12. Menu, allergeni e prezzi

Menu, carte dei vini e prezzi pubblicati online sono indicativi e possono cambiare con la stagione; valgono quelli esposti nel locale. Le informazioni sugli allergeni (Reg. UE 1169/2011) sono disponibili presso il personale: segnalate allergie e intolleranze prima di ordinare. Nelle nostre cucine si lavorano allergeni e non possiamo escludere contaminazioni crociate.

13. Prenotazione e uso della SPA

La SPA si prenota in uso esclusivo, per la fascia oraria confermata per email; prezzo e durata sono quelli indicati nella pagina della SPA e nella conferma. Vi chiediamo di arrivare puntuali: in caso di ritardo la fascia non può essere prolungata e il prezzo resta invariato. Le condizioni per cancellare o spostare l'appuntamento sono indicate nella conferma; in mancanza, potete cancellare o spostare senza costi avvisandoci almeno 24 ore prima.

L'uso di sauna, bagno turco e idromassaggio è sconsigliato in gravidanza e in presenza di problemi cardiovascolari, di pressione o altre condizioni di salute: in caso di dubbio consultate il vostro medico prima della prenotazione. L'ospite dichiara di essere in condizioni idonee e usa la SPA sotto la propria responsabilità, rispettando le istruzioni affisse. I minori accedono solo accompagnati da un adulto che ne è responsabile. Nell'area SPA non sono ammessi vetro, cibo e bevande alcoliche portati dall'esterno. L'area fitness è riservata agli ospiti dell'hotel, inclusa nel soggiorno e accessibile 24 ore su 24: l'uso delle attrezzature avviene sotto la responsabilità dell'ospite, seguendo le istruzioni d'uso; i minori vi accedono solo accompagnati.

14. Acquisto e biglietti

Le cene, le serate e gli eventi organizzati da Villa Traiano (ad esempio il Capodanno) si acquistano online pagando subito oppure, quando previsto, con la formula «carta a garanzia» (art. 4). Il contratto si conclude con l'autorizzazione del pagamento o con la registrazione della carta. Programma, orari, fasce di ingresso, cosa è compreso e regole dell'evento sono indicati nella pagina dell'evento e fanno parte del contratto.

I biglietti, con codice QR, sono inviati per email all'indirizzo indicato. Ogni biglietto vale per una persona e un solo ingresso, nella fascia oraria indicata; all'ingresso il QR viene controllato e possiamo chiedere un documento. Quando il biglietto è nominativo, il cambio del nominativo è possibile solo se e fino a quando indicato nella pagina dell'evento: il nuovo QR sostituisce il precedente, che non è più valido. I biglietti acquistati con la carta a garanzia sono validi per l'ingresso fino al prelievo; se il prelievo non va a buon fine sono annullati (art. 4). Sono vietate la rivendita e la duplicazione dei biglietti: i biglietti duplicati o rivenduti possono essere annullati.

15. Cancellazioni e modifiche

Per gli eventi con data stabilita il recesso è escluso (art. 5). Eventuali possibilità di cambio data, cambio nome o rimborso sono quelle indicate nella pagina dell'evento; i biglietti non usati non sono rimborsati. Se annulliamo l'evento, vi rimborsiamo per intero entro 14 giorni con lo stesso mezzo di pagamento. Se dobbiamo cambiare in modo rilevante data, luogo o contenuto, potete scegliere fra il nuovo evento e il rimborso integrale. Il programma artistico e il menu possono subire variazioni non sostanziali.

Durante gli eventi possono essere effettuate fotografie e riprese per documentare la serata e per la comunicazione di Villa Traiano, come descritto nella Privacy Policy; chi non desidera essere ripreso in primo piano può segnalarlo al personale.

16. Preventivo e contratto

Matrimoni, ricevimenti, eventi privati, meeting, congressi, uso esclusivo di sale e spazi (Giardino d'Inverno, Villa Belvedere, Sala Cristallo, Sala Topazio, Veranda, Roof Garden) e prenotazioni di gruppo sono regolati da un preventivo o contratto specifico, che prevale su questi Termini. La data e gli spazi sono bloccati solo con la firma del contratto e il versamento dell'acconto ivi previsto; il contratto indica anche calendario dei pagamenti, termine per comunicare il numero definitivo di partecipanti (che è la base minima di fatturazione), penali di cancellazione e servizi compresi.

Il cliente risponde dei danni causati da sé, dai propri invitati e dai fornitori da lui incaricati. I fornitori esterni (fotografi, musicisti, allestitori, catering speciali) devono essere comunicati e approvati in anticipo e rispettare le regole della struttura. Salvo diverso accordo scritto, i diritti per la musica (SIAE e simili) e i permessi richiesti dall'evento sono a carico del cliente. Il volume della musica, gli orari di fine e l'uso degli spazi esterni devono rispettare le norme sulla quiete pubblica e le prescrizioni delle autorità.

17. Prodotti, conclusione del contratto e consegna

Sul sito www.villatraiano.com vendiamo voucher, gift card, esperienze e biglietti. Caratteristiche, validità e prezzo di ciascun prodotto sono indicati nella relativa scheda; non ci sono spese di consegna. Il contratto si conclude quando il pagamento viene autorizzato. Il voucher, con il riepilogo dell'ordine e questi Termini, viene inviato all'indirizzo email indicato, che costituisce supporto durevole. Il voucher è nominativo, va presentato al momento della fruizione e i servizi compresi vanno prenotati in anticipo, in base alla disponibilità. Il voucher non è convertibile in denaro, salvo il diritto di recesso dell'art. 18.

18. Diritto di recesso

Voucher e gift card senza una data di fruizione stabilita: il consumatore può recedere senza indicarne le ragioni entro 14 giorni dall'acquisto (artt. 52 ss. Codice del Consumo), inviando prima della scadenza una dichiarazione esplicita a info@villatraiano.com o alla PEC hospitality@pec.villatraiano.com, anche con il modulo qui sotto. Rimborsiamo l'intero importo entro 14 giorni dalla comunicazione, con lo stesso mezzo di pagamento, senza costi. Se, su vostra richiesta, il servizio viene fruito durante il periodo di recesso, il recesso non è più possibile per la parte già fruita (art. 59, c. 1, lett. a).

Esperienze, servizi e biglietti con data o periodo di esecuzione stabiliti: il recesso è escluso (art. 59, c. 1, lett. n); eventuali cambi data o rimborsi sono indicati nella scheda del prodotto.

19. Modulo di recesso tipo

20. Uso consentito e contenuti

Il sito www.villatraiano.com è gestito da VT Hospitality S.r.l. L'utente si impegna a usarlo solo per scopi leciti e personali, senza tentare accessi non autorizzati, senza interferire con il suo funzionamento e senza raccogliere dati con sistemi automatizzati (bot, scraper) senza autorizzazione. Testi, fotografie, grafica, loghi e codice del sito sono di VT Hospitality S.r.l. o dei rispettivi titolari e non possono essere riprodotti senza autorizzazione scritta.

Descrizioni, fotografie e prezzi hanno carattere informativo: l'aspetto degli ambienti può differire leggermente dalle immagini. Il sito può contenere link a siti di terzi (motori di prenotazione, social network, mappe) di cui non siamo responsabili. Salvo dolo o colpa grave e nei limiti inderogabili di legge, non rispondiamo di danni derivanti da interruzioni o malfunzionamenti del sito. Le informazioni sull'accessibilità sono nella Dichiarazione di accessibilità: se non riuscite a usare il motore di prenotazione online, potete prenotare per telefono o via email.

21. Danni causati dall'ospite

L'ospite risponde dei danni causati a camere, arredi, attrezzature e spazi della struttura, da sé, dai propri accompagnatori o dai propri animali. Il danno viene documentato (anche con fotografie) e vi viene comunicato con l'importo, prima di qualsiasi addebito sulla carta a garanzia; potete presentare le vostre osservazioni entro 7 giorni. In caso di fumo in camera è addebitato il costo effettivo della sanificazione straordinaria e dell'eventuale indisponibilità della camera.

22. Responsabilità di Villa Traiano e oggetti di valore

Per le cose portate in albergo dagli ospiti si applicano gli artt. 1783-1786 del Codice civile: la responsabilità dell'albergatore è limitata al valore di quanto sia deteriorato, distrutto o sottratto, fino all'equivalente di cento volte il prezzo di locazione dell'alloggio per giornata, salvo che il danno sia dovuto a colpa dell'albergo o che si tratti di cose consegnate in custodia o di cui l'albergo abbia rifiutato la custodia senza giusto motivo. Consigliamo di custodire denaro e oggetti di valore nella cassaforte della camera o di consegnarli alla reception. Il garage e gli spazi comuni non sono depositi custoditi per gli oggetti lasciati nei veicoli, salvo diverso accordo.

Fuori dai casi di legge inderogabili (dolo, colpa grave, danni alla persona), la nostra responsabilità per l'inadempimento di un servizio è limitata al prezzo del servizio stesso. Non rispondiamo di inadempimenti o ritardi dovuti a forza maggiore (eventi naturali, provvedimenti delle autorità, scioperi, interruzioni di servizi pubblici o altri eventi fuori dal nostro ragionevole controllo); in questi casi, se il servizio non può essere reso, rimborsiamo quanto pagato per la parte non eseguita.

23. Assistenza e reclami

Per informazioni, assistenza o reclami scriveteci a info@villatraiano.com (per i soggiorni reservations@villatraiano.com) o chiamate il +39 0824 326241 / +39 0824 326196. Vi chiediamo di segnalarci i problemi durante il soggiorno o il servizio, così da poterli risolvere subito. Rispondiamo di norma entro 7 giorni lavorativi. Restano ferme le garanzie di legge per i servizi non conformi.

24. Dati personali

I dati personali raccolti per prenotazioni, acquisti, soggiorni ed eventi sono trattati da VT Hospitality S.r.l. secondo il Regolamento UE 2016/679, come descritto nella Privacy Policy e nella Cookie Policy. L'uso della rete Wi-Fi è regolato dalle condizioni del servizio Wi-Fi.

25. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini e tutti i contratti con Villa Traiano sono regolati dalla legge italiana.

Per ogni controversia relativa ai servizi di Villa Traiano è competente in via esclusiva il Foro di Benevento, in particolare per i contratti con imprese, professionisti, agenzie, organizzatori di eventi e altri clienti che agiscono per scopi professionali.

Se il cliente è un consumatore, resta competente in modo inderogabile il giudice del luogo di residenza o domicilio del consumatore, se situato in Italia (artt. 33, c. 2, lett. u, e 66-bis del Codice del Consumo); il consumatore residente in un altro Stato dell'Unione europea conserva le tutele del Regolamento UE 1215/2012 e la protezione delle norme imperative del proprio Paese.

26. Modifiche

Possiamo aggiornare questi Termini; la data dell'ultimo aggiornamento è in cima alla pagina. Le modifiche valgono per le prenotazioni e gli acquisti fatti dopo la pubblicazione; per quelli già confermati resta valida la versione in vigore al momento della conferma. Le eventuali versioni in altre lingue sono traduzioni: in caso di differenze prevale il testo italiano.